上司への退職の切り出し方・伝え方のコツ|使えるフレーズを紹介!

「退職のどのタイミングで伝えようか、迷っている」

「退職することをどうやって伝えればいいのか、分からない」

などと退職の切り出し方について、悩んでいませんか?

 

退職を考えていることを上手く伝えられなければ、退職時期が決められず、転職活動を進められないということになりかねませんので、退職の伝え方はしっかりと押さえておきましょう。

退職を誠実に伝えれば、上司や周りのメンバーが有給消化に協力的になったり、退職を受理してもらいやすくなりますので、「退職の切り出し方のコツ」をご紹介します。

 

1.退職を伝える時期

円満退社のコツは、「職場の状況を優先して考えている姿勢が伝えることです。」

そのために出来る限り早く伝えることと、後任者の選定と引継ぎ期間を確保するために、繁忙時期を避けておくと良いです。

退職の1.5ヵ~2か月前

退職の申出については2つのルールが定められています。

  • 民法627条・・・・・・2週間前に申し出ること
  • 一般的な就業規則・・・1か月前に申し出ること

どちらも権利を主張すれば使える権利ですが、後任者や業務の状況を考えて、退職しようと考えているときは更に前の時期に伝えておくと良いです。

 

プロジェクトや仕事の繁忙期を避ける

学卒の新規採用業務など季節ごとの繁忙がある仕事やエンジニアなどプロジェクト単位で動いている仕事では、繁忙期があります。

退職時期を伝える時は、繁忙期を避けておくと良いです。人手不足になりがちなので、引き留めに合ったり、上司が時間を確保できず、退職が受理されず先延ばしになることもあります。

仕事が忙しい時期だとピリピリしており、退職日の決定まで話が進まないことがありますので、避けておきましょう。

 

2.声をかけるときの作法

いざ退職の話を切り出すときには、4つのポイントを心がけておきましょう。

2-1.伝える相手は、役職に関係なく直属の上司

退職の話を伝える相手は、役職に関係なく直属の上司です。

最終的に退職の受理をされる場合は、人事権を持っている事業グループの責任者や人事部である場合が多いです。

直属の上司とは、仕事の指示を受けたり、報告している相手を考えてれば良いでしょう。最初から上司の上司、もしくは更にその上の役職者に伝えてしまうと、これまでお世話になっていた上司の顔を潰すことになりますので、手間がかかりますがまずは伝えることが大切です。

調整力のある上司は、あなたの代わりに事業責任者の部長や人事部に伝えて受理してもらうこともあります。

人数規模の小さい会社の場合、直接社長に伝えても問題ありません。

 

2-2.声をかけるときは、神妙かつ謙虚な姿勢で

直属の上司に声をかけるときは、やや小声で「今、お少しお時間よろしいでしょうか?」と別室にうながすと良いです。

部下から場所を変えて話したいと声をかけられる場合は、上司であれば「退職の話かも?」と想定します。

 

2-3.話すタイミングは相手の状況を見て

退職の話を切りだすタイミングは、上司の仕事の区切りが良いときです。

就業時間外に声をかけると時間の都合がつきやすい

就業時間外であれば、作業が終了して、周りの社員が退社しているため、話しやすくなります。話が長くなることもあり得ますので、スケジュールや業務に支障をきたさないためにも業務時間外であれば安心です。

 

就業時間内ならば、仕事の区切りがついていることを見計らう

打ち合わせや電話が終わったタイミングなど頃合いを見計らって声をかけましょう。上司の仕事の状況が見えにくいときはこちらを参考にしてみてください。

< 仕事の区切りが良いとき >

  • 朝就業前・・・・・・・・・「本日ご都合の良い時にお時間いただけますでしょうか?」
  • トイレ・タバコに行く時・・「この後お時間ございますでしょうか?」
  • お昼休憩・・・・・・・・・「お昼休憩中申し訳ありません。午後お時間ございますでしょうか?」
  • 打ち合わせの後・・・・・・「この後お時間ございますでしょうか?」

 

忙しい場合は、事前にメールなどで連絡して、時間を確保してもらう

営業職など外出や出張が多い場合などスケジュールが合わない時は、メールなどで事前に時間を確保してもらいましょう。

 

連絡メールサンプル

〇〇課長

お疲れ様です。△△です。

ご相談したいことがございまして、

今週中で10~15分程、お時間をいただけないでしょうか。

お忙しいところ申し訳ございません。よろしくお願いいたします。

メールには退職の話をかかずに送りましょう。返信で要件を聞かれた場合は、「お会いしてお話したいと思います。」と回答すれば良いでしょう。

 

2-4.周囲に人がいない場所で話す

周囲に社員がいるような場所では控えておきましょう。できれば会議室や打ち合わせスペースの空き状況を確認しておくと良いです。

退職の話を伝えると退職理由について確認されることがあります。「今の職場に問題はなかったか?」「誰まで退職の話を伝えていいか?」など聞かれないほうが良い会話をすることがありますので、場所を選ぶと良いです。

このあたりは上司が配慮してくれますが、こちら側も確認しておくと安心です。

 

3.退職話の切り出し方の注意点4つ

上司と対面で話すときにはこちらの4つの点に注意しておきましょう。

3-1.冒頭から退職を考えていることを伝える

退職の話をする時は、作業やプライベートの話はせず、最初から退職を考えていることを伝えましょう。

「お忙しいところ申し訳ありません。来月末で退職させていただこうと考えております。」

というように話します。退職時期についても話しますが、「~~退職します。」と言い切らず、「~~考えております。」と低姿勢に伝えましょう。

 

3-2.複数の話題を話すことはNG

仕事の話やプライベートなこと含めて、いくつもの事案を話さないことが大切です。退職の話を切り出しにくく、紛らわすために関係のない話をしがちですが、退職意思が弱い印象に見えてしまいます。

 

3-3.「退職そのもの」を相談することはしない

辞意表明を伝えるときは「退職すべきかどうか」を相談することはNGです。

「退職しようと考えておりますが、大丈夫でしょうか?」というようにお伺いをたてる必要はありません。

しかし、退職時期や退職までの処理については「相談ベース」で話すことが大切です。上司や引継ぎの後任者の協力が必要になりますので、謙虚な姿勢で臨みましょう

 

4.面談の時に持っておいた方が良いもの

退職の意思を伝えるときには、持っておくと良いものがあります。

  • カレンダー付手帳
  • メモ
  • 筆記用具

退職日までにやらなければいけないことの確認やスケジュールを考えるため、カレンダーや引継ぎタスクについて打ち合わせすることもありますので、この3点セットは必ず持参しましょう。

 

※退職願は持っていなくても良い

退職願を持っておく必要はありません。退職意思を口頭で伝えるだけで良いとされています。しかし、退職の引き留めが強そうだと懸念がある場合は、提出しておくと退職意思が強いことが伝わります。

 

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。

退職意思を伝えるタイミングは、職場の状況を考慮しつつ、引継ぎ等のことを考えて退職を決めてからやるべく早く伝えることが大切です。

直属の上司に退職を切りだし方については以下のポイントを押さえて退職を伝えましょう。

 

1.退職を伝える時期

  • 退職の1.5ヵ~2か月前
  • プロジェクトや仕事の繁忙期を避ける

2.声をかけるときの作法

  • 伝える相手は、役職に関係なく直属の上司
  • 声をかけるときは、神妙かつ謙虚な姿勢で
  • 話すタイミングは相手の状況を見て
  • 周囲に人がいない場所で話す

3.退職話の切り出し方の注意点4つ

  • 冒頭から退職を考えていることを伝える
  • 複数の話題を話すことはNG
  • 「退職そのもの」を相談することはしない

4.面談の時に持っておいた方が良いもの

  • カレンダー付手帳
  • メモ
  • 筆記用具

 

以上、こちらの記事が皆様の転職のお役に立てれば幸いです。