応募書類を提出する時に添付する添え状（送付状）の書き方を見本と一緒に詳しく説明していきます。
履歴書や職務経歴書と比べれば、作成する手間がかからない書類ですが、決められたビジネスマナーを知っておかなければ、マイナスの評価につながってしまいます。
企業の人事責任者としての従事している経験から、おすすめするテンプレートを紹介します。サンプルをもとにチェックポイントを説明していきます。
こちらを読めば、添え状・送付状を作るポイントが分かり、ビジネスマナーをしっかり押さえた添え状を簡単に作成することができるようになります。
１．添え状・送付状の役割とは？
１－１．添え状・送付状の役割とは
添え状・送付状の目的と役割は2つです。
- 初対面の人に対するあいさつ文
- 送付書類の内容を伝えるため
面接で履歴書や職務経歴書を手渡しするときに「〇〇です。こちらが提出書類です。ご確認よろしくお願いします。」という本来、対面であなたがする作法を企業担当者への挨拶、依頼を添え状・送付状が代行している役割を果たしています。
送付書類の内容を伝えることで、受領した採用担当者が提出書類に不足がないかどうかを確認する資料になります。
１－２．添え状・送付状を添付するメリット
ビジネスマナーが身についていることをPRできる
添え状・送付状の中には、ビジネス文書を作成するうえで必要な記法が含まれており、それらの知識を既に習得しているということを間接的に伝えることができます。
特に書類選考の場合、受け取る担当者は人事部や総務部の担当者であることが多く、経歴に加え、面接までの全てのやり取りでビジネスマナーが身についているかどうかをチェックしています。
文書作成スキルをPRするチャンスとなりますので、添付するようにしましょう。
２．人事採用責任者がおすすめする添え状・送付状のテンプレート
添え状・送付状は実は、決まった記法を押さえておけば非常に簡単な書類です。
下記よりファイル（Word版）をダウンロードして、活用してください。それぞれの記法に関する一般常識をご説明します。
３．添え状・送付状の書き方のポイント
１．日付
添え状・送付状に記載する日付は同封書類がいつの時点の情報であるかを伝える項目です。最新の日付になるよう以下の2点を守りましょう。
- 履歴書・職務経歴書の日付と合わせる
- 送付日・投函日にする
２．宛先
宛先の書き方で注意すべきことは3点です。
- 株式会社、有限会社を(株)、(有)のように省略しない
- 「御中」と「様」を使い分ける
- 宛先担当者に役職がある場合は、名前の前に書く
- 封筒の宛先と同じにしておく
宛先が人事部や採用グループになる場合は「御中」を使います。宛先が担当者の場合は、「様」を使います。分からない場合は「採用ご担当者様」と書きます。
宛先の書き方例
・担当者宛に送る場合・・・・・・・株式会社〇〇 人事部 〇〇様
・担当者宛に送る場合（役職者）・・株式会社〇〇 採用グループ グループ長 〇〇様
・部署宛に送る場合・・・・・・・・株式会社〇〇 人事部 御中
・宛先が分からない場合・・・・・・株式会社〇〇 採用ご担当者様
宛名担当者、担当部署など送り先を事前に確認しておきましょう。
３．住所
あなたの情報を記載する項目です。氏名、住所、連絡先を記載します。住所は、丁目、番地、号、建物名を省略せず、全て記載しましょう。
４．頭語、前文の挨拶
頭語・前文の挨拶で注意すべきは以下の2点です。
- 頭語結語の記法を入れる
- 時候の挨拶は入れなくてよい
添え状・送付状には頭語（本文の前に使われる表現：拝啓～～。）と結語（本文の末尾に使われる表現：敬具）を入れます。ビジネス文書として形式的にいれる記法です。
こちらのページのテンプレートをそのまま利用しておけば問題ありません。
時候の挨拶を入れる方がいますが、必要ありません。季節ごとに表現が違いますので、普段使い慣れていない人にとって、使い間違うリスクもありますので、控えておきましょう。
５．経緯
応募に至った経緯について、求人媒体と求人職種を記載します。この記載があれば使いまわしをしているという印象を持たれにくくなりますので入れておきましょう。
６．概要
概要欄に簡単な経歴の概要を記載しておきましょう。ここで採用担当者の興味を引かせるように、応募企業の職種との接点があるように書きましょう。
「応募する職種に活かせる経験をしているかもしれない。」という印象を持たせることです。あくまで簡単に記載するようにしましょう。文字数にすると200文字程度です。それ以上は、過度なPR文として扱われ、逆効果となります。
７．依頼
書類選考の時に書くべき内容は以下の2点です。
- 書類の内容確認のお願い
- 面接機会のお願い
気を付けておくことは「謙虚さ」のある表現であることです。「面接の機会をいただけましたら～～」というようにへりくだる表現にしておきましょう。
８．結語
頭語「拝啓」につづき、「敬具」と結語をいれておきましょう。ページ右揃えにすることを忘れずに配置しましょう。
９．記書き
ビジネス文書において、書類の中で見てほしい個所を記書き（しるしがき）「記」を入れて記載します。頭語と結語がセットで使用されるのと同様に、「記書き」と「以上」はセットで使用します。
10．同封書類
記書きに続き送付書類で最も目を通してもらいたい内容を書く項目です。以下の2点に注意しましょう。
-
- 添え状・送付状を除いた枚数と合同封書類の枚数が合っているかを確認する
- 添え状の内容は入れない
- 箇条書き、紙の中央に書く（出来れば太文字）
同封書類と記載した上で、箇条書きで書類の内容を書きます。「〇枚」、「〇通」という単位となります。その時にこの添え状・送付状の内容を書く必要はありません。
11．以上
ビジネス文書では、必ず「伝えたいことの終わりを伝える」ための「以上」記載します。以下の2点に注意しておきましょう。
- ページ右揃えにする
- 最後の行から「1行」改行する
４．添え状を書くときにやってはいけないNG事例
必要以上に自己PRを書いてしまう
添え状・送付状の役割はあくまで「あいさつ文と同封書類の内容を伝える」ための書類です。そのときに必要以上に自己PRを書いてしまうとマイナスの印象を持たれてしまいます。
「書類の目的を理解していないのでは？」
「過剰な自己主張がある人なのでは？」
というように履歴書と職務経歴書に目を通す前から、評価が下がってしまいますので注意しておきましょう。
どこの会社でも通用してしまう定型文
使いまわしの文書だと思われてしまうと、企業の採用担当者の印象は良くありません。
「数多く応募した内の一つの会社に過ぎず、うちの企業に入りたい気持ちがあるのか？」というように応募企業に優先的に入りたいという意欲が伝わりにくくなります。
添え状・送付状の「経緯」欄に応募職を記載し、使いまわしの印象を回避していきましょう。
職務経歴書と同じ内容を書いてしまう
簡単な自己紹介として「概要」欄に良くありがちなNG事例として、職務経歴書に書いてある「職務経歴要約」、「自己PR」、「志望動機」の3つの項目のいずれかとほぼ同じ内容になってしまうことがあります。
あいさつ文で簡単な自己紹介をしていき、職務経歴書で詳しく書くというスタンスで記載しましょう。
５．採用担当者の印象を良くするためのテクニック
１．手書きでなく、PCで作成する
応募書類である履歴書、職務経歴書、添え状についてはPCで作成することをおすすめしています。
手書の方が丁寧な印象になるのでは？と考えがちですが、あくまで評価ポイントは「決まった記法が使いこなせているか？」、「誤字脱字は無いか？」などを確認していきますので、丁寧さについて評価対象になりません。
職務経歴書についても同様です。手書きとPCで迷われている方は以下のページで、詳しく解説していますので参考にしてみてください。
職務経歴書は手書き？PC？それぞれの【メリット・デメリット】
２．面接など訪問する時に履歴書・職務経歴書を直接手渡しする時は不要
直接手渡しする場合は、直接対面で添え状の役割であるあいさつと書類の確認を行いますので必要ありません。
３．A4用紙1枚でシンプルに書く
職務経歴書と同じサイズのA4用紙でシンプルに記載します。空白の多い書類ですが、テンプレートで紹介した文章量が適正です。
４．応募書類に目を通してもらいやすいように、企業との接点をいれる
「概要」欄に記載するときに、自己PRの簡略版として「次の職場で活かせるスキルをもった人材」ということを伝えることが重要です。
企業の採用担当者は、日々何十名という書類に目を通しているため、興味を引くキーワードを入れるように心がけましょう。
短い文章で採用担当者の興味を引くために書き方として、こちらのページを参考にしてみてください。
“採用担当を興味を引く“職務経歴書の要約の書き方と職種別事例
６．まとめ
添え状・送付状は形式的な記法にそって述べるだけの書類となりますので、あまり力入れて作成する書類ではありません。テンプレートを活用していけば問題ないでしょう。
送付するための封筒の書き方や送り方についてはこちらのページを参考にしてみてください。
ここで差がつく職務経歴書の封筒の書き方・入れ方・渡し方の全知識
その他、履歴書や職務経歴書など企業への提出書類で不安のある人は、転職相談として転職エージェントを利用することをおすすめしています。
職務経歴書の添削サポートに丁寧なおすすめ転職エージェント3選
こちらの記事が皆様の転職活動のお役に立てれば幸いです。
