「職務経歴書の要約は必要なのか？」

「これまでの経歴のどの部分を書けばいいの？」

職務経歴書の「職務要約」は採用担当者が一番初めに目を通すところです。その書いてある内容で職務経歴書の評価が始まります。

忙しい採用担当者は要約を読んで、後半は必要な個所を流し読みして、合否判定をしています。職務要約でしっかりと、「採用担当者の興味を引くキーワードを入れているか？」が重要です。

転職書類には、項目や書き方にセオリーがありますので、悩んでいる人に向けてこちらの記事で細かく解説しています。職種別に例文を読み、構成を参考にしてみてください．

１．採用担当者にとっての職務要約とは？

１－１．職務要約をどう読んでいるか？

人事担当者は、職務要約を5秒程度でざっと目を通しています。そこで見ているポイントは「あなたの職歴を分かりやすく、コンパクトにまとめられるか」と見ながら、内容をチェックしています。

内容がぼやけていたり、的外れな内容になっているとマイナス評価になってしまいます。

採用担当の声として、「職務要約をまとめられる人は、ビジネススキルが高い印象を持っています。」論理構成やキャリア情報の整理が上手いと評価をします。

１－２．採用担当者は要約だけで合否を決める？

大手企業の採用担当になると、日々百人を超える候補者の書類に目を通さなければなりません。そのため、全員の職務経歴書全てに目を通しているということはほぼありません。

要約だけを読み、合否を決めているわけではありませんが、要約で半分近く合否を決まります。あとは職務経歴書で必要な個所だけ読み、合否を決めています。

そのため、職務経歴書の一番上に位置する要約は、非常に重要な項目です。

２．職務経歴書の要約の基本

２－１．文字数は100～200文字程度、多くても250文字程度

職務経歴書で3～4行程度に収めておきましょう。人事担当者が負担にならない程度の分量でおさえておくと、職務経歴書をスムーズに読み進めてもらうことができます。

２－２．コアとなる経験とスキルだけに絞ること

職務経歴が長い方や異動転勤が多い人は、企業の求めているポイントに合わせて、絞るようにしましょう。

長く経験したことや得意な経験をPRするのではなく、相手の興味を引くような経験をPRしましょう。具体的には、企業が求める人物像や求めているスキルを身につけている実績などのキーワードを盛り込んでおくと良いでしょう

２－３．自己PRと分けておく

大事なことの一つに職務要約と自己PRと内容が重複している候補者をよく見かけます。

職務要約は、「あなたの企業に役立ちそうな経験とスキルを持っています」ということを伝えられれば十分です。細かい内容は経歴や自己PRで記載していきましょう。

内容が重複すると、ＰＲできるところ減ってしまうことと、採用担当者としては。「同じ内容だけれどもこの人は、これ以外に強みは無いのか？」と印象づいてしまうことがありますので、上手く使い分けておくと良いでしょう。

３．要約の書き方

キャリアのダイジェストを書くのではなく、求人企業に活かせる経験をピックアップしてまとめるようにしましょう。

この順序でまとめていけば、採用担当者があなたを採用すべき人ひとかもしれないと感じることができ、経歴の細かい部分まで読み進めてもらうことができます。

STEP１．キャリアの要約

前職でこれまでどのような経験をしたかを要約します。

業界、職種、製品、業務内容、顧客、期間、規模などが網羅的に分かるようにまとめる必要があります。理想は1～2文でとどめておきましょう。

大手企業でもない限り、採用担当者はあなたの会社や製品に関する知識がありません。会社の名前をそのまま書くのではなく、勤めている会社をイメージできる分かりやすいキーワードにすることも一つの方法です。

STEP２．培ったスキルをPRし、実績で説得力を出す

これまで培ったスキルと実績をＰＲするところです。

ある程度の専門用語を盛り込んでも問題ありません。ここに書かれているPRポイントを中心に採用担当は職務経歴書に目を通すだけでなく、面接の時も質問されることが多いので、選考の一連の流れを想定しておくと良いでしょう。

STEP３．貢献できるポイントをPR

「あなたの経験をもとに次の会社で貢献できるポイント」をPRするところです。

経験職種への応募の場合は、現在従事している業務内容を説明する方が良いでしょう。そうすると今のあなたの経験やスキルを分かりやすく伝えることができ、入社するときにポジションをイメージさせることができるためです。

異業種、異職種への応募の場合は、「入社への意欲」をPRしておくと良いでしょう。

４．要約のポイント３つ

４－１．箇条書きより文章の方が伝わりやすい

『STEP１．キャリアの要約』、『STEP２．培ったスキルをPRし、実績で説得力を出す』、『STEP３．貢献できるポイントをPR』の3つの要素を盛り込み、分かりやすくあなたのキャリアイメージを伝えることができます。

これらをストーリー調にしておくことで、一連の流れが伝わりやすくなります。

４－２．実績について具体的な数値やファクト（事実）を入れる

経験したことを述べるだけではなく、成果や実績数値を入れておくと効果的です。そうすることにより仕事の規模や成果を出せる人材かどうかを分かりやすくと伝えることが出来ます。

４－３． 客観的な表現を用いるようにこころがける

「これまでの経験から◯◯のスキルを身につけたと自負しています。」というような主観的な表現をすると、採用担当者としては「本当にそうなの？」と疑問に思ってしまいます。

客観的な表現を用いて、業務の数値化、受賞歴、売上の変化などの事例を入れておくと説得力のある文章に仕上がります。

５．職種別の事例

５－１．営業職

営業職で押さえておくポイント

• 営業活動の営業手法（サービス・商品、取引先、地域、ツールなど）
• 実績、受賞歴（社内表彰、売上数値、利益など）
• 他の営業担当と差別化したポイント、工夫したところ
• 自分の強みを言語化する

実績、受賞歴があれば目を引く職務要約となります。実績や受賞歴がない場合は、工夫したところなどを書き、他で活かせるスキルだということをPRするようにまとめておきましょう。

５－２．ITエンジニア職

ITエンジニア職で押さえておくポイント

• 取引先の分野、システム概要、OSなど
• プロジェクト規模、工程、役割
• マネジメント経験

ITエンジニアの場合、プロジェクトでの経験以外にも、業務改善提案などの事例があるとポイントが高くなります。例えば、「～～その他、与えられた業務以外に業務改善提案を積極的に行い、はエクセルによる作業を自動化させ、業務効率化し、1日3H分の工数削減につながっています。」というように、業務改善提案を追加情報に入れてもよいでしょう。

５－３．販売・サービス職

販売・サービス職で押さえておくポイント

• 提供しているもの（サービス・製品、顧客層、売上規模、単価、時間帯、営業スタイルなど）
• コミュニケーションだけをPRすると職務要約としては弱い
• 販売、サービス業務を通じて、店舗運営をしている当事者意識を入れると主体性が伝わる
• 顧客観察能力、マーケティング、分析する素養を入れる

他の業種・職種でも活かせるようなスキルをPRすることが大事です。仕事が違っても、販売、サービスで培った仕事のやり方や姿勢が他の業務でも活かせそうだと思われることが重要です。

５－４．管理部門（人事職の場合）

管理部門で押さえておくポイント

• 業務改善、効率化の経験を入れておくと良い
• 管理部門の業務は細かく分かれています。業務範囲を書いておく
• 会社の事業規模（人数、売上、上場など）

管理部門の経理、人事、総務の職務経歴書は他の候補者と似ている経歴になりがちです。

業務内容が伝わりやすいというメリットもありますが、差別化することを考えなければなりません。

業務改善や効率化した事例を入れておくと良いでしょう。

６．まとめ

職務経歴書の要約は、職務経歴書の一番初めに記載される項目です。

そこで、採用担当者の「興味を持たせるためのキーワードを入れているか？」、「論理構成を整えられていて分かりやすいか？」が重要です。

そのためには、要約部分を３つの要素に分解してまとめると作りやすいです。

• 「キャリアの要約」
• 「培ったスキルをPRし、実績で説得力を出す」
• 「貢献できるポイントをPR」

応募書類の書いてある内容（経験やスキル、実績など）で差別化を図り、書き方(論理構成や項目)はセオリー通りに書いていくことが転職書類で評価が高いです。

職務要約の書き方について、3つのSTEPで書いてみてはいかがでしょうか。

こちらの記事が皆さまの転職のお役に立てれば幸いです。