職務経歴書「以上」の位置は?経歴書もビジネス文書!書き方を解説

職務経歴書の最後の書き方についてお調べですね。

メールや案内文書など色々な書類で書かれている「以上」と書かれていること多いですが、実は、意味を持って書かれている言葉です。

結論から言うと転職書類の職務経歴書にも「以上」を書くことは必須です。

履歴書の職歴欄に「以上」を記載することはもちろんですが、職務経歴書にも記載します。転職書類の「以上」の目的と書き方、採用担当者がこの「以上」をどう評価しているかを解説していきます。

また、「以上」を入れ忘れてしまった書類を提出したときの対処についても紹介します。

 

1.職務経歴書に「以上」を入れる2つの理由

職務経歴書に「以上」を入れるべき理由は二つあります。

  • 職務経歴書の終了を意味するため
  • 職務経歴書の追記、改ざんを防ぐため

 

職務経歴書は転職書類であっても、ビジネス文書です。ビジネス文書の「以上」というのは、「お伝えしたいことはこちらで終了です。」という意味を伝えるための言葉です。

職務経歴書は、履歴書のJIS規格のように決まったフォーマットがありません。経歴、自己PR、志望動機、活かせるスキルなどの項目の順序が決まっていないため、書類の終了を伝えるために、「以上」を用います。

その他、職務経歴書の追記や改ざんによる不正を防ぐ目的もあります。以上の2点を書類作成の一般知識として押さえておきましょう。

 

2.職務経歴書に「以上」を入れる位置

職務経歴書は一般的に2枚程度で作成します。職務経歴書の最後に「以上」を記載します。ポイントは二つです。

  • 職務経歴書の記述の一番下
  • 書類の右端

 

記入例

志望動機、自己PRなどの「項目の一番下の行」と同じ行にせず、一行改行しておき、右端に記載しておきましょう。

以上を右端に固定する場合は、こちらをクリックしておくだけで解決します。

 

3.職務経歴書に「以上」を入れ忘れた場合は?

採用担当者が「以上」を入れ忘れた書類を見た時は?

履歴書の職歴欄と職務経歴書に「以上」を入れることは必須です。応募書類に「以上」が無い場合、採用担当者にマイナスの評価をされてしまいます。

採用担当者の視点

  • 職務経歴書はこれで全部なのか?次に続くページは無いのか?
  • 「以上」を入れることを知らないのか?
  • 入れ忘れてしまったのか?
  • ビジネス文書の作成スキルが低いのかも?
  • 確認する作業を怠っているのかも?

職務経歴書に「以上」の二文字が無いだけで、これだけの評価をされてしまいます。「以上」を入れ忘れていたことで、書類選考や面接で不採用になることはありませんが印象付いてしまいます。

 

書類作成スキルを評価する職種では、要注意

総務事務職、営業職など契約書や覚書を作成するようなミスが許されない職種の場合、職務経歴書の作成状態を見て、文書作成スキルを評価しますので、非常に不利になります。

「以上」も慣用的なキーワードですので、作成後には必ず確認しておきましょう。

 

提出後に職務経歴書に「以上」が抜けていることに気づいた場合

職務経歴書をメール送付もしくは、郵送後に「以上」が抜けていることに気づいてしまった場合、差し替えるべきかどうか判断しなければなりません。

①再提出、差し替えを依頼する

②そのまま選考に望む

 

①差し替えを依頼する場合は、必ず応募企業担当者に確認する

一般的に、応募書類の差し替えは出来ません。それは選考フローがストップしてしまうためです。どうしても差し替えたい場合は、その旨を電話連絡してお願いするようにしましょう。

もちろん、採用担当者としてその経緯の履歴を取っていますので、マイナスの評価につながるリスクがあることを承知しておきましょう。

 

②そのまま選考に進む

書類選考が無事に通った場合、職務経歴書に「以上」が無い場合、採用担当者から「職務経歴書はこちらで全てですか?」という質問をする人がいます。

それは、応募書類がこれですべてなのかどうかを確認するためです。

その時は、「職務経歴書はそちらで全てとなります。以上と記載漏れをしてしまい、大変失礼いたしました。」と謝罪も添えておけば問題ないでしょう。

自ら申し出る必要はありません。しかし、自己PRで書類作成スキルをPRしてしまった時は「以上」が抜けている書類を提出してしまっている以上、書類作成スキルをPRし過ぎることは控えておくと良いでしょう。

 

結論、以下のような二つのリスクが考えられます。

①差し替えを依頼することで採用担当者の印象が悪くなるリスク

②そのままの選考し、「以上」が無い書類を閲覧されて印象が悪くなるリスク

私は総務職などの機密文書、契約書作成する職でなければ差し替えなくてもよいと考えています。

差し替える場合は、「ピンチをチャンスに」という姿勢で、企業にお願いしてみましょう。「貴社の求人を第一希望としておりますが、書類に不備がありましたので、可能でしたら再提出は叶いませんでしょうか。」という熱意を伝えてみましょう。

 

4.まとめ

転職書類の履歴書、職務経歴書もどちらもビジネス文書です。一般的なフォーマットルール、記述ルールが存在します。

そのルールに沿って書かれているかどうかで、一般常識や書類作成スキルを採用担当者は見ています。

その他の転職書類の書き方や注意点をまとめています。

 

転職書類の書き方や内容に不安のある人、職務経歴書の書き方について知っておきたい人は、転職エージェントの添削サービスを活用することをおすすめしています。

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こちらの記事が皆さまの転職活動のお役に立てれば幸いです。