勤めている会社を退職するときは、「今の会社に返却すべきもの」と「次の会社で必要なもの」を退職する前に確認しておきましょう。
返却物の紛失による退職トラブルや、入社時の必要書類の不備などあわただしくならないように事前にリストにしおくと抜け漏れがなくなります。
こちらのページでは、転職活動で必要な書類について「会社に返却するものリスト」、「次の転職先に提出すべき書類リスト」としてまとめました。
特に転職先に提出すべき書類は、「今の会社」、「自分で申請しなければいけない書類」、「転職先の会社で準備してくれる書類」があります。
書類によっては、申請してから2週間近くかかる書類もあります。早めに必要書類の準備しておくと、転職先においても準備や段取りができる人という高評価につながります。
こちらを読めば、必要書類についてリスト化していますので、退職手続きが理解できますので参考にしてみてください。
１．会社に返却するものリスト
退職する時は会社に返却すべきものがありますので、漏れが無いようにリストにしておくと抜け漏れが無くなります。基本的に「会社から支給・貸与されている物品は全て返す」と考えておけば問題ないでしょう。
| ①社章・社員証・身分証明書 | 社章や社員証、顔写真つきIDカードなど |
| ②セキュリティカード・通門証 | 特定の拠点、エリアごとに発行されるセキュリティカード |
| ③健康保険証 | 扶養家族の保険証も返却 |
| ④制服 | 制服、帽子、靴など必要であればクリーニングに出しておきましょう |
| ⑤名刺 | 自分の名刺と交換した取引先担当者の名刺も対象 |
| ⑥通勤定期券 | 通勤定期券（IC）を支給されている場合は返却となります |
| ⑦ノートPC、携帯電話、備品類 | PC、マウス、携帯電話、ノート、ボールペン等支給されている備品類 |
| ⑧書類やマニュアル | 取引先会社案内など業務上入手した書類 |
| ⑨鍵類 | ロッカー、保管庫、デスクの鍵類 |
基本的には、支給・貸与された物品は全て、最終出勤日に返却します。しかし健康保険証については、退職日まで使用するものになりますので、郵送で返却しても問題ありません。
通勤定期券については、ICカード等が支給されていなければ、最終出勤日を確認して自分で払い戻し手続きを行う必要があります。
２．会社から受け取る「６個」の書類リスト
退職する時に会社から受け取る書類についてまとめました。
| 書類 | 時期 | 転職するとき | 失業する時 |
| ①離職票 | 退職後10日前後 | ― | 〇 |
| ②雇用保険被保険者証 | 退職前 | 〇 | ― |
| ③源泉徴収票 | 退職後給与明細に同封 | 〇 | ― |
| ④年金手帳 | 退職前 | 〇 | 〇 |
| ⑤健康保険被保険者資格喪失証明書 | 退職後2週間程度 | 求められたとき | 〇 |
| ⑥退職証明書 | 退職前 | 求められたとき | 求められたとき |
自分から発行申請をしなければいけないもの
⑤健康保険被保険者資格喪失証明書
⑥退職証明書
会社が必ず発行する書類ではありませんので退職日までに事前に発行を依頼しておくと良いでしょう。
離職票
退職してから10日前後で自宅に郵送されます。
ハローワークで失業給付の受給手続きを行う時に必要な書類です。転職先が決まっていれば不要です。退職届を提出するときに必要可否について確認されます。
雇用保険被保険者証
入社するときに会社へ提出していた書類を会社が保管しています。次の転職先で社会保険手続きを行う際に必要です。退職後紛失しても、再発行してもらうことができます。
源泉徴収票
退職して、最終給与が確定した時点で発行されます。通常であれば給与明細に同封して配布されます。退職後、転職先での年末調整、もしくは自分で確定申告を行う時に必要です。
年金手帳
入社するときに会社へ提出していた書類を会社が保管しています。次の転職先でも同様に会社で保管しますので原本を回収しておきましょう。
健康保険被保険者資格喪失証明書
前職の社会保険から転職先の社会保険への切り替え手続きを行うときに、必要な書類として転職先の会社によっては提出を求められる場合があります。
注意点として、会社として発行義務はありませんので会社によっては、発行しない場合があります。その場合は自分自身で書類を作成・提出する必要があります。『健康保険被保険者資格喪失証明書交付申請書』の提出が必要です。
全国協会けんぽであればホームページより印刷できます。（全国協会けんぽ HP）
退職証明書
会社によっては退職証明書を求められます。
退職証明書の項目は、「在籍期間」、「業務の種類」、「地位、役職」、「賃金」、「退職の事由」の5つの項目です。退職証明書の項目は決まっていますが、フォーマットは会社ごとに定められています。
< 退職証明書を提出する理由 >
- 応募段階で書類の内容と合っているかを確認するため（経歴詐称のチェック）
- 複数の会社に所属していないことを確認するため（Wワークの禁止）
- 社会保険の被保険者資格がないことを確認するため（二重加入の防止）
３．転職先に必要な「１７個」の書類リスト
転職先の入社に際し必要な書類があります。事前に入社時必要書類をリストにしておきましょう。
３－１．現在貴の勤務先からもらう「６つ」の書類
転職先の入社時に必要書類の中で、こちらの6つの書類が現在の勤務先から受け取る必要があります。
| ①雇用保険被保険者証 | 原本を提出 |
| ②源泉徴収票 | 入社する年の収入が分かるものを提出する |
| ③年金手帳 | 原本を会社で保管することが多い |
| ④健康保険被保険者資格喪失証明書 | 会社もしくは保険組合に発行申請すること |
| ⑤退職証明書 | 会社によって必要。事前に人事総務部に依頼する |
| ⑥健康診断書 | 受診後3か月以内に転職先に入社する場合 |
①～⑤については、「会社から受け取る６つ書類」で紹介しまたが、⑥健康診断の提出を求められることがあります。
社員を雇う場合は、雇い入れ前に健康診断の受診が義務付けられていますが、３か月以内の受診結果があれば前職の受診結果を代用できます。
そのため、前職で受診した健康診断結果があれば入社時に提出を求められます。
３－２．転職先で入社時に書く「８つ」の書類リスト
こちらは入社した時に入社手続きを行う時に提出する書類です。
| ①扶養控除等申告書 | 社会保険加入手続きに必要な書類として記入、捺印します |
| ②健康保険被扶養者異動届 | 扶養義務がある家族がいる方のみ必要です |
| ③給与振込先の届書 | 名義・銀行・支店名・口座番号が分かるものを準備する |
| ④入社承諾書・入社誓約書 | 入社前に郵送する場合があります |
| ⑤雇用契約書 | 求人票と同様の雇用条件であることを確認し、記入、捺印 |
| ⑥住民票記載事項証明書 | 住民票の一部を証明する書類。役所や行政センター等で発行します |
| ⑦身元証明書・身元保証書 | 通常親族等が連帯保証人の直筆サイン必要です |
| ⑧従業員調書 | 人事情報として家族情報を記入します |
③給与振込先の届書については、通帳やキャッシュカードの写しが必要な場合は準備が必要です。
④入社承諾書は、入社前に提出を求められる場合がありますので、在籍期間中であっても対応しておきましょう。
⑦身元証明書は、就業規則に違反した場合や故意による損害を与えた場合の連帯保証人を立てるための書類です。保証期間は概ね3～5年とするケースがほとんどです。
また、未成年の場合民法5条1項に基づき、「未成年者と労働契約を締結する場合には、親権者等の同意も必要」とされていますので、同意書としても利用されます。
３－３．自分で準備すべき「３つ」の書類
その他出身校等で発行される書類の写しを提出が求められます。
| ①マイナンバー通知カード | マイナンバー通知もしくはカードの写し |
| ②卒業証明書 | 最終学歴校の卒業証明書もしくは卒業証書 |
| ③免許・資格証・修了証 | 履歴書に書いた免許・資格の証明書 |
看護師、薬剤師等専門職など国家資格を業務上必要な場合、写しを提出します。障がい者枠の採用の場合、障がい者手帳の写しを提出します。
４．まとめ
いかがでしたでしょうか。「今の会社に返却すべきもの」と「転職に必要な書類」ついてご紹介しました。円満退社に向けてスムーズに進めるためには、退職に関わる書類手続きに抜け漏れなく提出・受取することが大切です。
退職手続きが大変で、これから転職活動をする人や転職先が決まっていない人は、退職手続きと同時並行で転職活動をする人は転職エージェントの利用をおすすめしています。
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