書類選考とは?|採用担当者はどこを見ている?通過率は?ポイントまとめ

「なぜ書類選考を行うの?」

「転職の書類選考で何を見ているの?」

「書類選考を突破するためにどうすればいいの?」

などと転職するときの書類選考についてお調べではありませんか?

面接に向け、ただ書類を送るだけと甘く考えてしまうと不採用になってしまう可能性があります。企業の選考は書類選考、1次面接、最終面接と進んでいきますが、中途採用の選考で最も選考通過率が低いのが書類選考と言われています。

書類選考を通過し、面接に進んでいくためにも転職活動を行う上で、書類選考について知っておくべきポイントを紹介します。

 

1.書類選考とは

企業の採用選考では、書類選考から始める企業がほとんどです。選考に申し込んだ場合、経歴書の提出、送付から開始します。

1-1.書類選考の目的と役割

企業の採用選考において、「書類選考」をする目的は大きく分けて2つあります。

  • 選考する応募者を絞るため
  • 面接する前に応募者の情報を取得したい

企業の選考フローの中で書類選考を行う理由は、採用担当者が選考を円滑に行うためです。全ての応募者を面接してしまうと面接にかかる日程調整や面接の時間がかかってしまうため、面接すべき候補者を絞り、選考作業を効率化させたいという目的があります。

また、良い人材であれば採用したいという目的で、オープンポジションと言われる採用できる配属先や職種を幅広く検討しながら選考を行う方法があります。この場合、候補者と面接で会う前に、採用を検討する関係部署と連携、調整するために事前に経歴書をもらっておきたいという目的で書類選考を行います。

 

1-2.書類選考で採用担当者が見るポイント

企業の採用担当者が書類選考で見るポイントは、募集するポジションや求める人物像によって異なります。特に経験者採用の場合と未経験者採用の場合で重点的に見るポイントが違います。

経験者・専門職の場合 未経験者、ポテンシャル採用の場合
  • 文書作成スキル・ビジネスマナー(共通)
  • 募集条件のスキル・経験
  • 資格の有無
  • マネジメント経験など
  • 文書作成スキル・ビジネスマナー(共通)
  • 志望動機、やる気
  • 転職理由
  • 自己PRなど

 

2.書類選考に必要な書類

書類選考で提出する書類は履歴書、職務経歴書がセットとなります。アルバイトの転職では職務経歴書の提出が不要の場合があります。その他専門職になると2つの書類以外に提出を求められる場合があります。

履歴書

履歴書は、主に住所や生年月日などの諸情報をもとに交通費の決定や社会保険手続きなどに利用するための書類です。

履歴書に書く項目

  • 名前・顔写真・生年月日・現住所・連絡先
  • 学歴・職歴
  • 保有免許・資格
  • 趣味・特技・健康状態
  • 通勤時間・扶養家族数・配偶者
  • 本人希望欄

 

職務経歴書

職務経歴の項目に決まりはありません。企業の採用選考に必要な情報やPRすべき項目を各書類です。

職務経歴書に書く項目

  • 職務要約
  • 職務経歴
  • 業務実績、表彰実績
  • 自己PR
  • 志望動機
  • 活かせる経験・知識・スキル・資格

 

その他提出書類

専門職の場合履歴書と職務経歴書以外に、必要な書類や資料を求められる場合があります。

  • 資格者募集の場合:資格証の写し
  • エンジニア職の場合:開発、製作実績があるサイトやゲーム名、アカウント等
  • デザイナー職の場合:デザイン集、ポートフォリオ
  • その他:小論文「◯◯についてどのように考えるか述べよ。」など例題への提出

エンジニア、デザイナーであれば仕事の成果物をもとに、スキルレベルを評価できますので、提出を求められます。また、一部企業や公的機関などでは小論文の提出も求められます。

 

添え状・送付状(郵送の場合)

添え状・送付状は、求人企業から提出を求められる書類ではありません。ビジネスマナーの一つとして、書類を郵送する場合添付する書類です。

添え状・送付状は、面接で履歴書や職務経歴書を手渡しするときに「〇〇です。こちらが提出書類です。ご確認よろしくお願いします。」という本来、対面であなたがする作法を企業担当者への挨拶、依頼を添え状・送付状が代行している役割を果たしています。こちらのページよりテンプレートをダウンロードすることができます。

履歴書・職務経歴書の添え状(送付状)の書き方|テンプレート付き

 

3.書類選考の通過率

一般的に書類選考の通過率は30%程度と言われています。しかし、募集するポジションや職種によって、通過率は変わります。

一般的に専門職や経験職などの経験者採用の場合、書類選考の通過率は低くなります。経歴書上である程度求めるスキルや経験で選考対象外の人材を除外しやすいからです。転職市場で人気の企業や大手企業の場合、1割程度の場合もあり得ます。

しかし、営業職や事務職など人物重視、やる気重視する選考の場合50%近い企業もあります。そのような企業はたくさんの候補者と面接で会って判断したいと考えています。

 

4.書類選考を突破するためのポイント3つ

書類選考が中々通らない、初めて履歴書・職務経歴書を作る..といったときに気を付けておくポイントを3つご紹介します。

4-1.書類の見やすさを良くする

履歴書、職務経歴書のフォーマットを見直すと通過率が上がることがあります。企業の採用担当者は書類選考の書類を1分程度です。多くても2~3分程度と短時間で書類選考を行います。短時間で分かりやすく伝えるために、見やすいテンプレート・フォーマットを活用することをおすすめしています。

こちらのページで、履歴書と職務経歴書のテンプレートがダウンロードできます。

あなたに合った【履歴書のテンプレート6種類】無料ダウンロード

【あなたの経歴に合う】おすすめの職務経歴書の雛形・フォーマット

 

4-2.応募書類の不備を無くす

応募書類の不備が不採用につながるケースがあります。書類を見直し、不備を無くすだけでも効果があります。

誤字脱字、レイアウト崩れが無いか?

誤字脱字、敬語や日本語の使い方に不備が無いかどうかを確認しておきましょう。またPCで書類を作成している場合、文字切れや印刷ミスが無いかプリントアウトして確認してから提出しておきましょう。

 

分かりにくい表現になっていないか?

専門用語、業界用語、社内用語など相手に伝わる言葉選びを心がけましょう。同業界での転職であればある程度伝わりますが、異業種、異職種への転職の場合はこれらの用語が伝わらない場合があります。

 

4-3.企業の求める人物像に合致していることを分かりやすく書く

応募・志望動機に必然性はあるか?

職務経歴書に書く志望動機が他社でも使えてしまうようなありきたりな志望動機になっていないか?他社ではなく、なぜ応募企業を選んだのか?ということを納得できる論理構成になっているかどうか?をチェックしましょう。

他社でも使える志望動機を提出すると、志望意欲が低いと判断されてしまいます。

 

的外れの自己PRを書いていないか?

相手企業の求める人物像に合致したPRポイントを伝える必要があります。

また、他の選考者と差別化を図るために採用すべき人材であることをPRする説得力を高めるコツを押さえておけば魅力的な自己PRに仕上がります。

「数値や表彰、周囲の評価など客観的な根拠があるか?」、「これまでの成果や実績が次に仕事で活かせるか?」というポイントを押さえておきましょう。

 

5.書類選考の通過率UPに転職エージェントがおすすめ

「初めて職務経歴書を書く」、「書類選考に落ち続けている」、「職務経歴書に何を書けば良いか悩んでいる」などと履歴書、職務経歴書の作成に不安のある人は、転職エージェントの添削サービスを利用することをおすすめしています。

転職エージェントに依頼することで以下のようなポイントを添削してくれて、これら全てを無料で行ってくれます。

  • 誤字脱字がないか
  • レイアウトが崩れていないか、文字切れがないか
  • 書いてある内容が分かりやすいか
  • 企業の評価するポイントが盛り込まれているか
  • 伝えるべきポイントの抜け漏れが無いかどうか
  • 論理構成、強調すべきポイントが伝わっているか

数百社と存在する転職エージェトの中からあなたに合った会社の選び方と活用法用を詳しく解説しています。経歴書の完成度を上げて転職の成功につなげていきましょう。

職務経歴書の添削サポートに丁寧なおすすめ転職エージェント3

 

その他に経歴書作成のサポートをしてくれるだけでなくいかのようなものも無料でサポートしてくれます。

  • あなたの経歴と希望に合った企業の求人の紹介
  • 応募代行、面接日時の調整
  • 年収交渉

経歴書を作成する段階かえらを完成させ、転職活動に役立つ武器となるよう、仕上げていきましょう。

 

6.まとめ

書類選考では、求人企業の採用担当者が面接で会うべき人材かどうかを判断しています。提出書類では、企業が求める人物像に合致していることを上手にPRしていくことが大切です。

その他応募書類の作成について、こちらの記事も参考にしてみてください。

履歴書と職務経歴書の「4つの違い」|受かる書類の作り方

ここで差がつく職務経歴書の封筒の書き方・入れ方・渡し方の全知識

履歴書は手書きとPCどちらで作成すべき?メリット・デメリットを解説!

職務経歴書の志望動機の書き方3STEPと採用担当が語る4つのポイント

 

こちらの記事が皆様の転職活動のお役に立てれば幸いです。