・転職サイトのWeb登録情報から書類選考を通過した人
・書類選考なしの求人に応募した人
・知人の紹介を通じて、直接面接で会うことになった人
など、面接の時に応募書類を持参することになるときのビジネスマナーについて紹介します。応募書類を封筒に入れるべきかどうか、手渡しするときはどうすればいいのか、などそれぞれマナーがあります。
それぞれの作法を知らなければ、「この人は常識がない人だ」とマイナスの評価を受けてしまうかもしれませんので、封筒の準備～手渡しまでの流れについてしっかりと押さえておきましょう。
１．持参するもの
面接で持参するもとはこちらの３つです。
①履歴書・職務経歴書・その他必要書類（資格証の写しなど）
②封筒
③クリアファイル
その他必要書類とは、保有資格のの写し、卒業証明書、応募に必要な提出課題、ポートフォリオなど応募条件に定められている書類です。
訪問するときは、必ず書類を封筒に同封した状態で持参します。封筒を使う理由は、「移動中書類の破損や汚れから守っていますよ」と相手への配慮のためです。
２．封筒の書き方 ８つのポイント
封筒の書き方・入れ方ポイント
①書類の順序
上から順に履歴書、職務経歴書、その他必要書類（資格証の写し等）
②日付
面接日（＝提出日）にする（作成日にはしない）
③折らない
全ての書類折らない（履歴書はB5サイズのものは折ってもよい）
④クリアファイル
無色透明のクリアファイルに入れて同封します。企業ロゴやキャラクターが入っている者は避けましょう。
⑤封筒の種類
白色無地の角２封筒を選びましょう。茶色封筒は事務用ですので避けておきましょう。郵便番号の記載欄はあっても無くてもどちらでもよいです。中身が透けて言えるような薄い素材は避けましょう。
⑥注意書き
封筒表面に「応募書類在中」と赤ペンで書いておきましょう。郵送ではなく、手渡しする場合は宛先の記入は不要です。
⑦閉じない
手渡しする場合は、封筒は糊付けしません。開けるときに手間がかかるため不要です。
⑧提出主
住所・名前を記載します。面接官ではなく受付の段階で提出することがありますので、応募書類が誰のものは、中身を見なくても分かるようにしておきましょう。
２．履歴書・職務経歴書を手渡しのマナー
受付時に手渡しをする場合
面接に会社に到着後、受付もしくは面接室に案内されるときに、書類を手渡しする場合は、封筒に入れた状態で相手の向きに合わせて手渡しします。
手渡しするときは、「こちらが応募書類です。ご確認よろしくお願いいたします。」と一言添えておくと丁寧です。
受付時の応対の様子を案内係が面接官に伝えることもあるので、第一印象を左右しますので、丁寧な対応を心がけましょう。
面接官に手渡しする場合
面接室で待機している間にバッグから封筒と書類を出して置きましょう。机の上に封筒から出した状態で封筒の上に置いておくと良いです。面接官が入室してからバッグから出すと慌ててしまうかもしれませんので、事前に準備しておきましょう。
面接官に直接手渡しするときは、封筒から出した状態で、更にクリアファイルに乗せて両手で添えて手渡しします。
手渡しする時は、「こちらが応募書類です。本日はよろしくお願いいたします。」と一言添えておきましょう。
面接官に手渡しするときは、封筒は渡さなくてよいです。封筒はあくまで面接官の手元に届くまでに汚れや破損を防ぐための役割ですので、面接官に渡す必要はありません。
クリアファイルがあれば大丈夫なのでは？という疑問もあるかもしれませんが、面接官は書類の取り扱いの作法からビジネスマナーの有無を評価していますので、封筒を使用したほうが評価が高まります。
３．履歴書・職務経歴書によくある質問Q&A
Q１．書類をいつ渡せばいいのか分からないときはどうすればいいの？
A１．書類を渡すタイミングは3回あります。
「受付の時」「面接室に案内された時」「面接官が入室して挨拶した後」です。
受付の時は、面接会など大量に面接の予定が組まれているときは、事前に提出します。
面接室に案内された時は、案内係から「本日応募書類はお持ちですか？」と確認されますので、そのときに提出します。面接室に案内されてから、面接までの間にアンケートなどの記載事項を記入する会社もありますので、記入している間に面接官に書類を回している流れの会社があります。
最も多いのが、面接官に直接手渡しする場合です。面接官との挨拶が一通り済んだ後に応募書類を手渡しします。
タイミングが分からなければ、面接室に案内してもらった人に「応募書類はどのようにすればよろしいでしょうか？」と確認しておけば問題ないでしょう。
Q２．汚れたクリアファイルしかない場合はどうすればいいの？
A２．折れ目、くすみ、汚れがついているようなクリアファイルしかない場合は、クリアファイルは使わなくてよいです。劣化したクリアファイルを使うと逆効果で印象が悪くなります。
Q３．送付状は必要ないの？
A３．鑑や送付状は必要ありません。送付状の役割は「こちらが応募書類になります。ご確認よろしくお願いいたします。」と口頭で伝えることを、郵送する時のあいさつ代わりのような役割です。
今回は手渡しするので口頭で伝えればビジネスマナーとしては問題ありません。
４．まとめ
封筒の書き方・入れ方ポイント
①履歴書、職務経歴書、その他必要書類の順で入れる
②日付は提出日
③折らない
④クリアファイルを
⑤白無地の角２封筒を使用
⑥応募書類在中と赤ペンで書く
⑦糊付けしない
⑧裏面に住所氏名を書く
受付時に手渡しをする場合
封筒に入れた状態で手渡しする
面接官に手渡しする場合
封筒から出してクリアファイルに乗せて手渡しする
